Het contract ‘gastouder – ouder’

Algemeen over de begeleiding van het gastouderbureau tussen gastouder en ouder

 

In de AmvB en de Ministeriële Regeling ligt een aantal verantwoordelijkheden van het gastouderbureau vast:

  • Hierbij is een intakegesprek tussen ouders en gastouderbureau verplicht.

  • Het bureau heeft een informatieverplichting naar ouders over de gastouder en naar de gastouder over het kind / gezin.

  • Het koppelingsgesprek tussen ouders en gastouder is verplicht. De bemiddelingsmedewerker van het het gastouderbureau dient hierbij aanwezig te zijn.

  • Het gastouderbureau is verantwoordelijk voor de begeleiding van ouders en gastouders, het vastgelegen van afspraken en het sluiten van een overeenkomst.

 

Wie stelt het contract op?

 

Er dienen bij aanvang van de opvang drie contracten aanwezig en getekend te zijn:

  1. Tussen ouder en gastouder

  2. Tussen gastouder en het gastouderbureau

  3. Tussen het gastouderbureau en ouder

 

Het is gebruikelijk dat het gastouderbureau alle contracten opstelt.
Dit is echter geen vereiste.

Een gastouder mag het contract tussen haar en de ouder zelf opstellen.

Echter, een bureau heeft wel de verplichting hier in te begeleiden.
Zij is dus verplicht het contract na te lezen, te controleren op de wet en heeft een administratie verplichting.

 

Hoofdcategorieën

 

Een contract legt regels en afspraken vast om:

  • onduidelijkheden (en dus conflicten) te voorkomen

  • de gastouder te beschermen

  • het gezin te beschermen

  • te zorgen dat de ouder in aanmerking komt voor kinderopvangtoeslag

 

Helderheid en duidelijkheid waarborgen

 

Om praktische afspraken helder vast te leggen is het raadzaam om in het contract te verwijzen naar:

  • het afsprakenformulier verzorging

  • het afsprakenformulier financiën

  • toestemmingsformulieren

  • protocollen

  • de huisregels van de gastouder

  • afsprakenformulier communicatie / evaluatie

 

Daarnaast zijn de volgende artikelen zeer raadzaam om op te nemen in het contract:

 

  • Annuleringsmogelijkheden

  • Opzegtermijn

  • Wat te doen bij de afrekening indien er een conflict is

  • Vakantieregeling

  • Hoe om te gaan met (langdurige) ziekte van kinderen

  • Wederzijdse verklaring respecteren van elkaars privacy

  • Hoe om te gaan met een (bijna) ongeluk

  • Hoe om te gaan bij een crisissituatie (achterwacht regeling)

 

Bescherming gastouder

 

  • Minimale plaatsingsduur

  • Verzekering (WA verzekering van ouders)

 

Bescherming gezin

 

  • Verzekering (bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering van de gastouder)

  • Verwijzing naar de risico-inventarisatie

  • Annuleringsmogelijkheden

 

Contractuele voorwaarde om in aanmerking te komen voor kinderopvangtoeslag

Om in aanmerking te komen voor kinderopvangtoeslag van de rijksoverheid moet een overeenkomst minimaal de volgende zaken bevatten:

  • Naam, adres en woonplaats gegevens van de opvang

  • Naam, adres en woonplaats gegevens van de ouders (dit hoeft niet persé de ouder te zijn die de kindopvangtoeslag aanvraagt)

  • Naam, adres en woonplaats gegevens van het kind

  • Geboortedatum van het kind

  • Opvangsoort (dagopvang, buitenschoolse opvang of gastouderopvang)

  • Aantal opvanguren per jaar

  • Aantal dagdelen opvang per week

  • Ingangsdatum en einddatum van de opvang

  • Uurtarief

  • Prijs per jaar/maand

  • Dagtekening

    Paraferen en / of handtekening zetten

Wij raden zeer sterk aan om zowel op de laatste pagina een handtekening te zetten als iedere pagina door beide partijen (ouder en gastouder) te paraferen.


Vastgestelde Regels omtrent het contract ouder – gastouder vanuit de wet kinderopvang.

  • Het koppeling gesprek dient plaats te vinden op het adres van de (beoogde) Voorziening voor Gastouderopvang, de opvanglocatie dus.

  • Het koppelingsgesprek heeft tot doel te inventariseren of Ouder en Gastouder een overeenkomst voor Gastouderopvang aan wensen te gaan en zo ja, nadere afspraken met elkaar te maken over de geboden Gastouderopvang. Er hoeft dus niet ter plekke getekend te worden.

  • Het Gastouderbureau is geen partij in de afspraken tussen de Ouder en de Gastouder over de uitvoering van de Gastouderopvang.

 

Tips

 

  • Het is zeer raadzaam om ‘bewijs’ op te stellen dat het koppelingsgesprek heeft plaatsgevonden. Dit kan gedaan worden door het (vanuit alle aanwezige partijen) laten tekenen voor aanwezigheid en globale inhoud.

  • Wij raden aan om beide ouders het contract te laten tekenen. In principe hoeft niet perse de ouder die de kinderopvangtoeslag aanvraagt te tekenen maar onze ervaring is dat het een hoop tijd en vragen vanuit de belastingdienst voorkomt als deze wel tekent.

  • Het is zeer raadzaam het contract te laten opstellen of laten nakijken door een jurist. Conflicten worden hier mee voorkomen en dit kan veel tijd, geld en energie schelen. RiK is u hier graag mee van dienst. 

     

Moet ik een verwerkingsregister bijhouden?

De hoofdregel van de AVG is dat alle activiteiten met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens worden vastgelegd in een register. Dit mag zowel op papier als elektronisch. Een uitzondering vormen echter ondernemingen en organisaties die minder dan 250 personen in dienst hebben, zij hoeven geen verwerkingsregister bij te houden. Echter, ook daar gelden weer uitzonderingen op. Deze uitzonderingen worden in artikel 30 lid 5 van de AVG als volgt omschreven:

“(…) tenzij het waarschijnlijk is dat de verwerking die zij verrichten een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen, de verwerking niet incidenteel is, of de verwerking bijzondere categorieën van gegevens, als bedoeld in artikel 9, lid 1, of persoonsgegevens in verband met strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten als bedoeld in artikel 10 betreft”

Artikel 9 lid 1 van de AVG kan een rol spelen in de kinderopvang. Het artikel schrijft namelijk:

Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid zijn verboden”

Wanneer je dus vastlegt dat een van je opvangkinderen moslim is, zodat je daar tijdens het eten rekening mee kan houden, dan ben je verplicht een verwerkingsregister bij te houden. Je legt immers een “religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging” vast. Dit is simpel te ondervangen door niet de religie van het kindje vast te leggen, maar “dieetwensen” vast te leggen, of te vragen naar “overige zaken die van belang zijn voor de opvang” en daar te laten vermelden wat het kindje niet mag eten.

Denk dus goed na wat je wilt weten en op welke manier je dat vastlegt. Houd artikel 9 lid 1 van de AVG in je achterhoofd en bedenk hoe je dezelfde informatie op een andere manier kan vastleggen. Dit kan het verschil maken tussen het wel en niet hoeven bijhouden van een verwerkingsregister.

Wat is een data protection impact assessment (DPIA) en moet ik er een maken?

Antwoord: Een DPIA is een methode om vooraf risico’s in kaart te brengen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, en op basis van die risico’s vooraf maatregelen te bepalen om de risico’s zo laag mogelijk te houden. Het korte antwoord op de vraag of je in de kinderopvang een DPIA moet maken, is ‘zeer waarschijnlijk niet’. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een goed leesbaar stuk geschreven over dit onderwerp, en over de afwegingen die gemaakt kunnen worden om jouw specifieke situatie te beoordelen. Dit stuk vindt je op hun website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/data-protection-impact-assessment-dpia.