Door de artikelen de wet niet meer zien

Wetten en verordeningen worden gemaakt om rust te scheppen in een samenleving. Immers, wanneer iedereen weet waar hij of zij aan toe is, ontstaat er orde. Iedereen heeft dezelfde regels voor dezelfde omstandigheden, beter kan het niet zou je zeggen.

 

Niets is minder waar. Bijna had ik geschreven “niets is helaas minder waar”, maar dan zou ik misschien liegen. Wetten worden gemaakt door een groep mensen die een doel voor ogen hebben en daar heel hard en heel lang aan werken. Zo hard en zo lang, dat zij het soms ook niet meer helemaal helder zien. De wet of verordening blijkt dan achteraf toch niet zo duidelijk te zijn. Of het is wel duidelijk, maar het is toch niet wat men ermee voor ogen had. Of er is per ongeluk toch iets vergeten. Op zulke momenten kunnen discussies ontstaan. Deze discussies kunnen uitmonden in situaties waar juristen bij bijtrokken worden en die zelfs aan een rechtbank voorgelegd worden. Het kunnen hele puzzels op zich zijn.

 

Een maand geleden is de Algemene Verordening Persoonsgegevens van kracht gegaan. U weet wel, de AVG, waar u ineens allerlei documenten voor moest hebben en waar miljoenenboetes opgelegd kunnen worden als u het niet goed doet. De Nederlandse versie van de verordening telt 88 pagina’s. Je zou dan denken dat je 88 pagina’s van helderheid krijgt, waaruit blijkt wat je moet doen en hoe je dat dan moet doen. Dat laatste kunt u helaas vergeten, dat is u waarschijnlijk wel gebleken. De AVG vertelt precies wat je moet doen, maar niet hoe je dat kan bereiken. Wellicht had men toch iets langer aan de tekentafel kunnen blijven zitten?

 

Tegelijkertijd valt het met “de AVG vertelt precies wat je moet doen” ook wel mee. Zoals met alles in het leven is veel afhankelijk van interpretatie. En de eerste discussies over de AVG (die dus nog geeneens een maand geleden is ingegaan!) worden al gevoerd, waaronder door mijzelf. Op zich is het een wonderbaarlijk natuurverschijnsel, dat twee mensen naar dezelfde tekst kijken en daar iets compleet anders in lezen. Voor u wordt het er echter niet duidelijker op en dat is vervelend. Wie moet u nu geloven? Dat antwoord heb ik niet voor u. Als ik u een tip zou moeten geven, luistert u dan naar de onderbouwingen die een persoon voor zijn of haar mening geeft en probeer uw eigen mening te vormen. Een blik werpen op de kwaliteit van eerder werk kan ook goede aanwijzingen opleveren.

 

Om nog even terug te komen op de leugen die ik hierboven bijna schreef. Ik snap heel goed dat het vervelend is wanneer duidelijkheid ontbreekt in een instrument wat duidelijkheid zou moeten verschaffen. Maar de jurist in mij vindt dat stiekem ook wel weer leuk; lezen, beredeneren, bediscussiëren, proberen je gelijk te behalen. Het is weekend en buiten is het guur, ik haal het puzzelboek maar weer eens tevoorschijn…

Hoe AVG proof is de GGD?

Met de inwerkingtreding van de AVG valt ook de GGD, net als ieder overheidsorgaan in de Europese Unie onder deze wetgeving. Hieronder hebben wij enkele vragen en situaties inzichtelijk proberen te maken.

Let op: Er is een bijzonder duidelijk verschil tussen uw gegevens als privépersoon en de gegevens van uw kinderopvangonderneming. De eerste valt onder de AVG, de tweede niet.

Mag een inspecteur kinderopvang uw gegevens zomaar uitwisselen?

Als deze vraag uw persoonsgegevens betreft is het antwoord: Nee. Sterker nog, voor het registreren van deze gegevens dient een (wettelijke) grondslag te zijn, die zij vast dienen te leggen in hun verwerkingsregister.

Wat betreft uw ondernemingsgegevens: Zelfs na heel goed onderzoek konden wij het antwoord niet concreet vinden.
Wat wij wel vonden was dat alle medewerkers van de GGD niet zomaar gegevens mogen uitwisselen. We gaan er vanuit dat dit ook geldt voor inspecteurs kinderopvang.
Zij zijn tenslotte ook ‘gewoon’ medewerkers van de GGD.

Wat houdt dat precies in?

Om persoonsgegevens uit te wisselen is uw toestemming nodig. In een aantal situaties is uw toestemming niet nodig:

  • Bij een wettelijke plicht om gegevens te verstrekken.
  • Wanneer er gevreesd wordt voor een ernstig gevaar voor uw gezondheid of die van iemand anders (in dit geval dus de kinderen).
  • Wanneer u de GGD al eerder toestemming hebt gegeven om gegevens uit te wisselen met bepaalde medewerkers die werken bij andere organisaties.
  • Wanneer de GGD u geïnformeerd heeft over geplande onderzoeken en het delen van de uitslag maar u niet binnen een redelijke termijn reageert.
  • Wanneer uw gegevens geanonimiseerd gebruikt worden voor (wetenschappelijk) onderzoek van de GGD.

Mag de GGD de ondernemer zelf natrekken?

Nee dat mag niet. Bij ons zijn wel veel verhalen bekend van GGD-inspecteurs die de ondernemer natrekken in het GBA. Er zijn zelfs inspecteurs die hier ondernemers op aan spreken of vragen stellen over een burgerlijke status. Dit mag absoluut niet.

Om de kwaliteit van een kinderopvangorganisatie in kaart te brengen googled de GGD vaak op de organisatie zelf. In het kader van een onderzoek mag dit. Echter, de GGD mag niet de ondernemer zelf als persoon googelen.

Een persoonlijk Facebookprofiel van de ondernemer zelf bekijken mag dus niet. Maar let wel: als de ondernemer er ondernemerszaken op zet weer wel. De scheidslijn is dus maar dun.

Persoonlijke informatie die u uit uzelf deelt mag de inspecteur aannemen. Wees dus zorgvuldig met het geven van persoonlijke informatie.
GGD-inspecteurs zijn ook maar mensen die vaak ook werken vanuit persoonlijke interesse en mogelijk een persoonlijke vragen stellen. U hoeft geen antwoord daar op te geven als u dat niet wilt. Wees dus zelf ook alert. Voor gastouders ligt het gecompliceerder. De GGD komt bij u thuis; hij of zij dringt uw privé in.
Echter, zodra u aan het werk bent is uw woning een professionele werkplek waar de GGD-inspecteur vragen over mag en kan stellen.
Houd hier rekening mee door privégegevens en spullen/materialen waarvan u niet wilt dat een derde deze ziet in een andere ruimte te bewaren.
Maak een duidelijk plan of plattegrond waarin u aangeeft waar u wel en geen opvang verleend. Zo behoudt u toch een stuk privé.
Hetzelfde geldt voor opvangmomenten. Wij raden gastouders met klem aan duidelijk te verwoorden in een tekst die u deelt met uw gastouderbureau(s) en ouders wanneer u wel en geen opvang biedt (liefst zo specifiek, gedetailleerd en actueel mogelijk). Het meest transparant is het om dit ook op uw website te delen (hoewel dit ook inbrekers kan aantrekken). Hiermee beschermt u uw privacy op momenten dat u niet aan het werk bent.

Wat heeft de GGD er zelf aan gedaan om AVG-klaar te zijn of te worden?

De GGD heeft aardig wat actie ondernomen:

  • GGD GHOR Nederland heeft iedere GGD verplicht een DPO/FG in dienst te hebben;
  • Er zijn studiedagen georganiseerd;
  • Veel GGD’s en/of onderdelen van de GGD hebben AVG zaken vastgelegd in de Ambtenarencode;
  • GGD’s hebben onderzoeken laten doen en rapporten laten maken (bijvoorbeeld een verwerkingsregister)
  • Op bepaalde medewerkers is ook een beroeps- of gedragscode van toepassing.
    Concreet: iedere medewerker zorgt ervoor dat persoonsgegevens niet:
    • In onbevoegde handen komen.
    • Verloren raken.
    • Door onoplettendheid openbaar worden.

Iedere GGD dient dit zelf te regelen. Er kunnen dus verschillen tussen regio’s optreden. Het is fijn dat de GGD zo actief hier in is. Hoe is dit inzichtelijk?

Dat is lastiger.
GGD Gelderland Zuid heeft dit keurig netjes online gepubliceerd. Zie bijvoorbeeld:https://ggdgelderlandzuid.nl/wp-content/uploads/2018/05/Informatiebeveiligingsbeleid_GGD_v1.0-DEFINITIEF.pdf

Maar van veel GGD’s ontbreekt de vindbaarheid.

Bent u benieuwd hoe uw GGD de AVG borgt? Neem dan contact op met uw inspecteur. Zij zijn verplicht u deze informatie te verschaffen. Want: u heeft recht om te weten wat er met uw gegevens gebeurt en hoe de veiligheid geborgd is.

Heeft u meer vragen over de AVG en de GGD of een combinatie van die twee? Mail uw vraag naar info@riklaw.nl en wellicht wordt uw vraag behandeld in een volgende column.

Wettelijke bewaartermijnen

In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming [“AVG”] krijgen wij met regelmaat de vraag hoe lang gegevens moeten worden opgeslagen.

De AVG wordt daar niet echt specifiek over. Zij stelt dat u zich moet afvragen hoe lang u de gegevens nodig heeft. Het is dus zaak om te inventariseren welke gegevens u nodig heeft, hoe u die verkrijgt en wanneer u deze niet meer nodig heeft.

Een voorbeeld: De NAW gegevens en het BSN van een gastkindje zijn benodigd zolang het kindje van uw diensten gebruik maakt. Zij worden namelijk gebruikt voor de opgave naar de Belastingdienst voor de berekening van de Kinderopvangtoeslag voor de ouders. Dit blijft zo tot het laatste jaar waarin de gegevens van het kind worden opgegeven aan de Belasting. Dus stopt de opvang in 2018, dan wordt de opgave aan de Belastingdienst begin 2019 (vaak februari) gedaan. Daarna zouden deze gegevens hiervoor niet meer nodig zijn.

Verder heeft u te maken met wettelijke bewaartermijnen:

  1. De fiscale bewaarplicht [7 jaar]
    Deze geldt voor de basisgegevens van uw (financiële) administratie. Dit zijn bijvoorbeeld het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie.
    Ook als u deze administratie(s) heeft uitbesteed bent u verantwoordelijk voor de opslag/toegankelijkheid van deze gegevens.

    Voor het personeelsdossier geldt dat de loonbelastingverklaring en een kopie identiteitsbewijs voor een periode van 5 jaar na beëindiging van de arbeidsovereenkomst dient te worden bewaard. Voor de overige gegevens geldt geen wettelijke bewaarplicht, vaak wordt hier 2 jaar voor aangehouden.

  2. Camerabeelden [4 weken]
    Camerabeelden mogen maximaal 4 weken worden bewaard, tenzij er een strafbaar feit op is vastgelegd waarvoor een strafrechtelijke procedure loopt. Dan mogen de beelden worden bewaard tot dit incident is afgerond.
    Wist u overigens dat u uw bezoekers dient te waarschuwen (bijvoorbeeld met een sticker) dat u camera’s gebruikt?

  3. Sollicitatiegegevens [niet wettelijk bepaald]
    Het is gebruikelijke dat een organisatie sollicitatiegegevens uiterlijk 4 weken na het afronden van de procedure verwijderd. Als de sollicitant hiervoor toestemming geeft kunnen gegevens langer worden bewaard, bijvoorbeeld voor een andere functie. Een jaar is hier gebruikelijk.

  4. Overheid
    De overheid heeft zowel met de AVG als de Archiefwet te maken. Op grond van de AVG mogen organisaties persoonsgegevens bewaren zo lang deze nodig zijn voor het doel waarvoor ze worden gebruikt. Daarna moeten organisaties de gegevens vernietigen.

    Maar op grond van de Archiefwet is de overheid verplicht bepaalde gegevens voor onbepaalde tijd in een archief te bewaren. Het doel hiervan is het Nederlandse culturele erfgoed te behouden. Elke overheidsorganisatie moet een selectielijst hebben. Hierop staat welke stukken de organisatie op termijn moet vernietigen en welke stukken de organisatie voor altijd moet bewaren.

Organisatie en structuur van toezicht op kinderopvang in Nederland

Inleiding

Wij kennen standaard de (on)verwachte controle die de kinderopvangondernemer met enige regelmaat wacht. Waar controles bij gastouderbureaus normaliter jaarlijks en aangekondigd zijn, worden gastouders eens in de x aantal jaar onaangekondigd gecontroleerd, afhankelijk van gemeentebeleid en risicoprofiel. Kinderdagverblijven worden jaarlijks onaangekondigd gecontroleerd.

Naast deze reguliere controles vinden er, vaak naar aanleiding van signalen, onaangekondigde inspecties plaats, nadere inspecties aan de hand van een handhavingstraject, etc.

Hoe werkt het toezicht op de kinderopvang in Nederland nu precies? Hoe is het georganiseerd? In dit artikel gaan wij hier iets dieper op in.

Toezicht volgens de Wet Kinderopvang

Vanuit de wet kinderopvang heeft de minister het toezicht gedelegeerd aan het college van burgemeester en wethouders in een gemeente. Deze wijst, ook weer geregeld in de wko (art. 1.61 lid 2) de directeur publieke gezondheid van de GGD aan om dit toezicht te regelen.

Deze GGD’s zijn regionaal georganiseerd en zijn een publiekrechtelijke openbare rechtspersoon. Een regionale GGD kan meerdere gemeentes als klant hebben.

De gemeentes worden vervolgens op hun toezicht gecontroleerd door de inspecteur-generaal van het onderwijs. Ook hiervan worden weer rapporten gemaakt. Tevens stelt de onderwijsinspectie een jaarlijks rapport op en houdt het lijsten bij met A, B of C gemeentes. A zijn gemeentes die aan alle richtlijnen voldoen, B vertoont haperingen en bij C is het slecht geregeld. Op dit moment zijn er geen C gemeentes, 2 B gemeentes, de overige gemeentes staan op de A lijst.

Velen denken dat boven de GGD de GGD GHOR Nederland staat. Dit is niet het geval. GGD GHOR is een separate stichting, met als doel het behartigen van de belangen van haar leden, de regionale GGD’s ondermeer. Daarnaast draagt men bij aan oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. En voert projecten uit.

Hoe ziet een inspectietraject eruit?

Stel u krijgt bezoek van een inspecteur, al dan niet begeleid door een collega. Zij komen bij u voor de reguliere jaarlijkse controle in uw gastouderbureau of kinderdagverblijf. Hoe ziet het proces er nu compleet uit?

Tijdens de voorbereiding van hun bezoek en het bezoek zelf controleren zij een aantal documenten, denk hierbij aan VOG’s en diploma’s. Feitelijk werken zij een standaard opgesteld controleprotocol af, die u weer terugziet in het conceptrapport dat u ontvangt. Deze rapporten en controlepunten worden aangeleverd door het ministerie en zijn ook door u te downloaden.

Naast de documentatie wordt in het geval van een gastouder of kinderdagverblijf ook een rondgang gemaakt door de locatie en wordt een observatie gedaan. Ook wordt uw kennis van het geldende pedagogsich beleidsplan met alle daarbij behorende documenten, alsmede de meldcode getoetst.

Al deze gegevens worden verzameld en geanalyseerd en verwerkt in een conceptrapport. Dit conceptrapport dient u binnen 6 weken na de inspectie te ontvangen. U krijgt vervolgens twee weken de tijd om een zienswijze in te dienen.

Na deze twee weken wordt het rapport definitief. De GGD heeft vervolgens drie weken de tijd om het rapport te verwerken in het LRK. Tevens wordt het rapport naar de gemeente gezonden, ter kennisname of voor verdere actie.

Hoe nu verder?

Wij gaan even van een negatief scenario uit. De GGD heeft in haar inspectie onvolkomenheden geconstateerd en adviseert de gemeente te handhaven. De gemeente zal u een brief sturen met daarin een aankondiging van maatregelen die zij willen gaan nemen. In de brief zal ook een hersteltermijn staan. U heeft deze tijd om de geconstateerde gebreken te herstellen. U kunt ook bezwaar aantekenen. Hiervoor heeft u zes weken de tijd.

Let op! Gemeentes willen wel eens, om soms onduidelijke redenen afwijken van deze gang van zaken. Een reden kan zijn dat er een dwingende reden is om u te sluiten, de kinderen zijn in gevaar of er is een ander bijzonder ernstige situatie. De gemeente pakt dan door. Hun beslissing kan dan later getoetst worden in bijvoorbeeld een procedure bij de bestuursrechter.

Als de gemeente een hersteltermijn heeft bepaald, dan voert de GGD aan het eind daarvan een nadere inspectie uit op de handhavingspunten. Dit rapport wordt direct definitief, u kunt geen zienswijze meer indienen. Aan de hand van dit rapport besluit de gemeente hoe zij verder gaan in het handhavingstraject. Als de fouten zijn hersteld kan de gemeente het handhavingstraject sluiten. Zij kan echter dan nog wel een ‘last onder dwangsom’ opleggen, zodat u bij hernieuwde overtreding direct een boete verbeurt.

Als de fouten niet zijn hersteld kan de gemeente een variëteit aan maatregelen nemen, waaronder het opleggen van een exploitatieverbod. Uw opvangvoorziening of gastouderbureau moet dan sluiten. Als de fouten zijn hersteld, dient u een nieuw verzoek tot exploitatie in te dienen bij de gemeente.

Kwaliteit

In veel gevallen zullen beslissingen van de GGD gebaseerd zijn op goede waarnemingen. Een controlesysteem draagt dan ook bij aan het verhogen van de kwaliteit. Bij onjuiste waarnemingen of fouten in rapporten ontstaat een onterecht handhavingstraject. Het indienen van een goede zienswijze en het herstellen van feitelijke onjuistheden in het rapport is dan essentieel voor uw positie in dit traject.

Wilt u meer weten, of heeft u een probleem? Neem vrijblijvend contact met ons op.